Dziś słów kilka o praktycznej stronie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w praktyce, nie w teorii, to w rzeczywistości naprawdę rozległe pole do podejmowania wielu działań prawnych i fizycznych środków ochrony.
Od czego zatem zacząć, by móc skutecznie i sprawnie chronić tajemnice swojej firmy?
Krok pierwszy- to identyfikacja informacji, które są na tyle ważne i mają tak doniosłe znaczenie dla funkcjonowania firmy ( mają istotne znaczenie gospodarcze), że mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Przykładowo mogą to być listy klientów, poufne cenniki, złożone oferty, prowadzone negocjacje, plany kampanii marketingowych, dane obrazujące wielkość produkcji i sprzedaży, a także źródła zaopatrzenia i zbytu, sposoby produkcji, system sprawdzania jakości, informacja techniczna, informacja organizacyjna (np. prognozy sprzedaży, system dystrybucji, procedury wewnętrzne, zasady organizacji i zarządzania, wynagrodzenia wypłacane pracownikom), wewnętrzne dokumenty finansowe, w tym sprawozdania finansowe przed ich ujawnieniem.
Warto przy tym pamiętać, że istotną wskazówką co ewentualnie może zostać tajemnicą przedsiębiorstwa jest definicja tajemnicy przedsiębiorstwa zawarta w art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji ( definicja ta została omówiona w poprzednim wpisie).
Kolejnym ruchem powinno być zakomunikowanie pracownikom oraz innym zainteresowanym osobom, o tym, że konkretne informacje im przekazane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Przy okazji, warto w tym miejscu wspomnieć o roli szkoleń dla pracowników, uświadamiających jakie negatywne skutki pośrednie i bezpośrednie może przynieść nieuprawnione wykorzystanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa dla nich samych oraz firmy.
Trzeci krok- to podjęcie wszelkich niezbędnych działań w wymiarze prawnym i technicznym, mających na celu rzeczywistą ochronę tajemnic przedsiębiorstwa.
Katalog zabezpieczeń prawnych i fizycznych jest w istocie katalogiem obszernym ( a jak wiadomo, im większy wybór, tym trudniej dokonać wyboru), dlatego w pierwszej kolejności wypada zmierzyć siły na zamiary i wybrać takie rozwiązania, które będą adekwatne właśnie dla naszej firmy.
Jednym z ważnych kryteriów będą niewątpliwie możliwości finansowe przedsiębiorcy, toteż na wstępie sprawdźmy jakie zabezpieczenia można mieć za darmo bądź stosunkowo niskim kosztem:
- Osobiste hasła do komputerów oraz obowiązek każdorazowego blokowania użytkownika w czasie niekorzystania przez pracownika z komputera
- Zamykanie ważnych dokumentów w szafach pancernych czy sejfach z ograniczeniem dostępu do wybranej kategorii osób
- Monitorowanie gości
- Stosowanie identyfikatorów
- Ograniczenie dostępu do pomieszczeń dla wybranych osób
- Niszczenie zbędnych dokumentów
- Podpisanie umów o zachowaniu poufności
- Podpisanie umów o zakazie konkurencji
Przedstawione powyżej środki ochrony można w zasadzie uznać za standardowe zarówno w firmach małych jak i dużych, niezależnie od zakresu i obszaru ich działalności.
Sporządzenie szablonów umów o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji można powierzyć kancelarii prawnej ( koszt takiej usługi zazwyczaj nie będzie dużym obciążeniem finansowym, nawet dla początkującego przedsiębiorcy) bądź stworzyć go w oparciu o wzory dostępne w Internecie. Przy czym trzeba pamiętać, że nie każdy wzór takiej umowy jest prawidłowy i będzie chronił nasze interesy w sposób należyty.
Wersja droższa zabezpieczeń to np. zainstalowanie monitoringu w firmie i wprowadzanie skomplikowanych zabezpieczeń informatycznych, instalacje alarmowe.
Powyższe wyliczenie jest przykładowe i warto pamiętać, aby środki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dostosować do potrzeb swojej firmy, uwzględniając jej specyfikę, zakres działania, ilość zatrudnionych osób, możliwości finansowe.
Na koniec pragnę zaprezentować kilka wybranych orzeczeń sądów odnoszących się to tajemnicy przedsiębiorstwa. Zachęcam do zapoznania się z nimi, ponieważ wybrałam je nieprzypadkowo, gdyż uważam, że są równie ciekawe, co istotne.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 października 2000 r.I CKN 304/00
Wykorzystanie przez pracownika we własnej działalności gospodarczej informacji, co do których przedsiębiorca (pracodawca) nie podjął niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności, należy traktować jako wykorzystanie powszechnej wiedzy, do której przedsiębiorca nie ma żadnych ustawowych uprawnień.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 lutego 2007 r. V CSK 444/06
Zarówno art. 39 ust. 2 TRIPS, jak i art. 11 ust. 4 z.n.k. nie precyzują dokładnie, jakim konkretnie działaniom ochronnym muszą być poddane tajemnice przedsiębiorstwa (informacje nieujawnione), aby można było traktować je jako poufne. W unormowaniach tych mówi się jedynie, że działania te muszą być „odpowiednie” (art. 11 ust. 4 z.n.k.), „rozsądne w danych okolicznościach” (art. 39 ust. 2 TRIPS). Ocena określonych działań jako odpowiednich, czy też rozsądnych w rozumieniu powołanych przepisów, może przedstawiać się różnie w zależności od okoliczności konkretnego przypadku.
Tajemnicą przedsiębiorstwa są nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Fakt, że informacje dotyczące poszczególnych elementów urządzenia są jawne nie decyduje o odebraniu zespołowi wiadomości o produkcie przymiotu poufności.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 marca 2003 r. I CKN 89/01
Przez tajemnicę przedsiębiorstwa, w świetle art. 11 ust. 4 ustawy z 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, rozumieć należy m.in. informacje handlowe nie ujawnione do wiadomości publicznej, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich w poufności.
Przepis art. 11 ust. 4 ustawy z 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wyklucza uznanie za tajemnicę przedsiębiorstwa informacji, które osoba zainteresowana może uzyskać w zwykłej i dozwolonej drodze.
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 29 marca 2000 r.I ACa 900/99
1.Pracownik winien mieć świadomość tego, jakie konkretnie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 ustawy z 16 kwietnia 1999 r. o zwalczeniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. Nr 47, poz. 211 ze zm.), a podjęcie odpowiednich działań w tym kierunku należy do obowiązków pracodawcy. Pracodawca powinien zatem dać wyraz temu, że określone wiadomości mają charakter poufny, gdyż sam decyduje o szczegółowym wykazie informacji, które są u niego objęte tajemnicą. Wykorzystanie przez pracownika we własnej działalności informacji, względem których nie podjęto kroków w celu zapewnienia poufności, należy traktować w kategoriach wykorzystania generalnej wiedzy, wobec którego pracodawca nie może zgłaszać roszczeń na podstawie art. 11 ustawy.
2.Czynem nieuczciwej konkurencji w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy nie jest naśladownictwo gotowego produktu w ogólności, lecz tylko tzw. naśladownictwo „niewolnicze”. Przesłankami tego deliktu są kopiowanie zewnętrznej postaci produktu za pomocą technicznych środków reprodukcji oraz możliwość wprowadzenia klientów w błąd co do tożsamości producenta lub produktu. W świetle art. 13 ust. 2 ustawy istnieje wolność naśladownictwa rozwiązań ucieleśnionych w produktach konkurenta pod warunkiem, że nie są one chronione przez prawo wyłączności i naśladownictwo to nie wprowadza klientów w błąd.
3.Zewnętrzna postać produktu może podlegać ochronie specjalnej, jeżeli zostanie zarejestrowana jako wzór zdobniczy. Prawo z rejestracji wzoru zdobniczego jest prawem bezwzględnym, skutecznym erga omnes, co powoduje, że uprawniony może uzyskać ochronę, którą posiadane prawo mu zapewnia bez względu na to, w jaki sposób została skopiowana zewnętrzna postać przedmiotu, a także bez względu na to, czy fakt dokonania kopiowania może wprowadzić klientów w błąd co do tożsamości produktu.
Radca Prawny Katarzyna Pitera